MI EMPRESA EN LA NUBE SIN GASTAR UNA FORTUNA!

En la realidad actual, estar siempre conectado es una necesidad. Nos interesa conocer de primera mano las noticias que nos impactan, cual es la mejor ruta de tráfico para llegar más rápido a mi destino, cómo va el resultado de mi equipo favorito, etc.

Lo mismo aplica para todo lo que sucede en mi empresa, cuanto son las ventas, cobros, niveles de inventario a este momento, si ya están cubiertos los pedidos del día, la disponibilidad en los bancos, en fin, toda la información de mis operaciones, por lo que para conocer esta información debo pedirla por correo, llamar por teléfono, llegar físicamente a la empresa y peor aún perder negocios, control y por consiguiente dinero por esta razón.

¿Cómo mejorarían mis resultados si mis vendedores pueden tomar el pedido directamente en las oficinas del cliente, consultando las existencias y el estado de crédito del cliente? ¿Cuánto significa en mayores ingresos y/o disminución de costos? ¿Cuánto mejoraría la atención a mis clientes y la percepción de mis productos y servicios?

La nube es la plataforma ideal si necesitamos contar con acceso 24/7 a la información de la empresa, pero generalmente encontramos 2 objeciones:

1- «Mi información es privada y no quiero que esté expuesta en el internet». Esto es muy válido pero hay que considerar que actualmente cualquier dispositivo conectado al internet está expuesto a ser «hackeado» y por consiguiente exponer la información contenida en este. Además muchos contamos con información personal y crítica en nuestras cuentas de gmail, hotmail, etc. ¿Dónde está esta información almacenada? Definitivamente no es en mi dispositivo. Será objetivo de otro artículo analizar los pros y contra de esta objeción.

2. «El costo de los servicios en la nube es demasiado alto». Se tiende a creer que los costos son inaccesibles, sobre todo si hablamos de PYMES, sin embargo en mi experiencia ha sido posible desarrollar soluciones para empresas para conectar hasta cinco sucursales con inversiones tan bajas como 1 dólar diario!!!. Todo depende del proveedor que se elija, ya que en el mercado fuera de los grandes jugadores ( Amazon, AZURE, etc.) existen alternativas confiables y económicas que permiten a las empresas de todo tamaño realizar inversiones rentables en la nube.

El papel del asesor de la empresa es importante, he tenido experiencia con asesores de empresa que expresan que es sumamente difícil, costoso y peligroso moverse a la nube, desalentando de inmediato a los tomadores de decisiones y afectando así a mediano y largo plazo los resultados de la empresa.

La información es vital para la toma de decisiones, nos permite medir nuestros resultados, conocer como estamos operando para de esta manera decidir sobre las acciones que mejorarán mis resultados. Teniendo todos los insumos necesarios en el tiempo adecuado tomaremos mejores decisiones, con la consiguiente mejora de imagen de la empresa, de su rentabilidad y productividad.

Hay que considerar que la nube debe estar de ahora en adelante en nuestra línea estratégica, debemos conectar empleados, clientes, proveedores para generar negocios más rentables y con mucho más alcance, por lo que los riesgos superan en gran medida a los beneficios. He visto como las empresas a las que asesoro han crecido como producto de ingresar al mundo conectado y puedo asegurar que es posible llevar los procesos de las empresas a la nube «sin quedar pobre en el intento».

Amigo empresario, no lo dude, explore las opciones, tome una decisión informada, para que aproveche de mejor manera las tecnologías disponibles y mejore sus resultados!!

COMO MANEJAR INDICADORES EN LA PRODUCCION

Normalmente cuando una persona escucha la palabra indicador, lo primero que viene a su mente es: “me van a controlar el trabajo”, la reacción correcta debería ser: “me van a ayudar a mejorar mediante el monitoreo de mi trabajo”.

Y es normal esta reacción, pues la naturaleza humana es reacia a esta actividad, pero, ¿realmente estamos conscientes de que todo el tiempo nos han controlado?

La medición de resultados permite analizar el rendimiento de las operaciones y encontrar acciones que permitan la mejora de los resultados y los procesos..

En todas las organizaciones o empresas se mide el desempeño, y normalmente es el desempeño financiero, esto se hace a través de ratios o razones financieras, las cuales nos dicen el estado o la salud financiera de la empresa en diferentes perspectivas, sin embargo, este resultado es producto de todo lo acontecido en los procesos productivos y administrativos, es decir es historia, pero en la medida que la historia se analiza, puede mejorarse, poco a poco en el tiempo, y para eso sirven los indicadores.

En producción existen diferentes tipos de indicadores, los cuales al medirlos y mejorarlos pueden impactar de manera muy positiva el desempeño del área y por ende el desempeño de la empresa. Los indicadores productivos pueden definirse de manera que nos permitan en un análisis rápido, saber que está sucediendo en la planta, y para ello se utilizan, algunos que son estándares para todas las industrias y otros que son muy particulares para ciertos tipos de industrias.

Dentro de los indicadores estándares tenemos costos, eficiencias o ratio de producción, desperdicios, tiempos de paro, reprocesos, entre otros.
Cada uno de ellos debe tener una asociación con productos, tiempos, especificaciones de producción, etc. Por ejemplo, el tiempo de fabricación de un lote de 10,000 frascos es mayor el de un lote de 5,000 frascos, sin embargo, el tiempo promedio de fabricación unitario debe ser muy cercano entre ambos lotes, cuando se utilicen los mismos equipos para ambos lotes, es decir, comparar la producción de dos lotes de tamaño diferente en una misma maquina o de un grupo de máquinas.

Esta relación es muy importante, pues comparar la velocidad de un sedán con uno fórmula 1, y peor aún, registrarlos en la misma tabla, sería una variación o una serie de variaciones, dependiendo del parámetro de referencia.
Así pues, cada comparación de los indicadores debe ser del mismo producto, en los mismos recursos de planta, bajo las mismas condiciones, y de ser posible con los mismos operadores, esto nos dará en la medida que se monitoreen los indicadores, mejores datos para tomar decisiones adecuadas en la planta.
Una vez se estandaricen en ese sentido, nos ayudaran a tomar decisiones tales como: renovar la tecnología, agregar más operadores al departamento o reducirlo de personal, cambiar el tamaño del lote optimo o definirlo, mejorar algunas máquinas, etc.
La mejor manera de obtener esos datos es mediante un sistema que permita capturar data de manera amigable y estándar, que se integre en toda la cadena productiva, su contabilidad, ventas, cobros, etc., es decir un ERP, esto nos garantizará que todo se está midiendo con la misma vara y ayudará a eliminar en un % muy alto las equivocaciones de registros en hojas de Excel u otro tipo de documentos.
Cuando tenemos los datos en un sistema, de manera estandarizada y ordenada, la extracción de información para comparar o definir indicadores se vuelve una tarea muy fácil, pues tenemos una fuente fiable y ordenada.
En conclusión, si deseamos mejorar cualquier sistema productivo debemos medirlo, ya que ¡lo que no se mide no se puede mejorar!

MEJORA DE RENTABILIDAD EN UNA EMPRESA DE MANUFACTURA

La supervivencia de todo negocio reside en su viabilidad, y precisamente esto hace que calcular la rentabilidad sea una necesidad imperante, me atrevería a decir que la primera medición del mismo, sin embargo, un simple indicador no garantiza nada al 100%.

Un valor importante para calcular la rentabilidad es el umbral de rentabilidad, fijado a partir de lo que algunos llaman el número mágico, este número mágico es la cifra de ventas, unidades o servicios facturados que permiten cubrir los costos fijos.

Cuando ese número es superado, el negocio empieza a ser RENTABLE.

Para estar claros, todo negocio debe al menos conocer cuáles son sus costos y gastos, y esta cantidad se debe comparar con el número de ventas para determinar qué tan rentable es una empresa o que tan rentable queremos hacerla.

Financieramente existen muchas fórmulas y procesos que podemos aplicar a una empresa para determinar su rentabilidad, como por ejemplo indicadores financieros, muchos de los cuales toman en cuenta costo, precio, activos, etc.; incluso comparándola con o empresas del mismo rubro, pero debido a que este articulo tiene como objetivo centrarse en la rentabilidad de una empresa de manufactura, vamos a entrar en el tema.

La manufactura, como un concepto básico académico la definimos como una fase de la producción económica de los bienes, que consiste en la transformación de materias primas en productos manufacturados, productos elaborados o productos terminados para su distribución y consumo.

En ese sentido un proceso productivo es como una caja, en la cual entran materias primas e insumos y salen productos terminados para ser distribuidos.

Esos productos terminados al final de la línea de producción, tienen un costo, el cual de acuerdo a las mejores prácticas y estándares internacionales está compuesto por:

  • 1. Los costos de los materiales e insumos utilizados en su fabricación.

  • 2. Los costos de la mano de obra involucrada en función del tiempo transcurrido para fabricarlo.

  • 3. Los costos de la carga fabril o Costos Indirectos de Fabricación (CIF).

  • 4. Por un cuarto componente que en algunos casos pueda utilizarse y es el de servicios involucrados en el proceso productivo.

Veamos como incide cada uno de ellos:

  1. Materias primas y materiales (Insumos). De acuerdo a la formula maestra o receta, los insumos necesarios para la fabricación deben ser considerados en cada etapa del proceso incluyendo sus desperdicios o merma, en el caso que aplicase, así mismo deben ser comprados en las cantidades adecuadas con reabastecimientos necesarios para no detener la producción de los bienes, no menos importante es el costo de adquisición, pero recuerda que es el mismo costo de tu competencia, así que sobre eso no se puede hacer mucho a menos que se negocie descuentos por volúmenes.
  2. Mano de obra. Mientras los empleados de la fábrica se encuentran sin producir se vuelves un gasto, el cual no puede evitarse la empresa, así que lo ideal es que desde que inicia la jornada hasta que termina, el empleado tenga un lote u orden de Producción en la cual trabajar.
  3. Carga fabril (CIF). Debe tenerse cuidado con esta asignación, pues debe ser en función del uso de los recursos de planta o maquinaria involucrada en el proceso productivo, lo cual el contador de costos debe determinar, ya que podemos elevar o reducir el costo erróneamente.
  4. Este costo debe ser aplicado al producto siempre y cuando el servicio sea una operación más en el proceso de fabricación.

Basado en estos cuatro componentes, se derivan preguntas obligadas, como, por ejemplo:

¿Es rentable mi fabrica?

¿cómo puedo volver rentable o más rentable mi empresa de manufactura?

¿Son rentables todos mis productos o unos subsidian a otros?

Para responder a estas preguntas de forma acertada debemos tener registros fehacientes de lo que ocurre en la planta y para lograr eso necesitamos un ERP tal como lo ofrece la  solución BEST-ERP